Complementos esenciales para hojas de cálculo de Google: flujos de trabajo, búsqueda avanzada y reemplazo, combinación de correspondencia

Administrar y mantener hojas de cálculo es uno de los mayores sumideros de productividad en el lugar de trabajo. Afortunadamente, si usa Hojas de cálculo de Google, existen muchos complementos que amplían sus capacidades para que pueda realizar tareas comunes de manera más eficiente y reclamar su tiempo. Éstos son algunos de los más esenciales.

Flujos de trabajo

Cuando necesitaba aprobaciones de documentos en los viejos tiempos, podía correr por la oficina y obtener la aprobación de sus colegas en tiempo real. Pero en el lugar de trabajo virtual asincrónico actual, el proceso de aprobación de documentos es más difícil de administrar.

Flujos de trabajo le permite administrar el proceso de aprobación de documentos desde Hojas de cálculo de Google.

Flujos de trabajo es un complemento de Hojas de cálculo que transfiere su documento del destinatario al destinatario, lo que hace que cada uno lo revise, edite y apruebe. Simplemente agregue las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo y un mensaje en la ventana Flujos de trabajo dentro de su hoja de cálculo, y haga clic en el botón Solicitud de aprobación . Una vez que un destinatario completa su parte del flujo de trabajo, el siguiente destinatario recibe un correo electrónico solicitándole que haga lo mismo. Como creador del flujo de trabajo de aprobación, puede hacer un seguimiento de quién ha evaluado y aún no ha pesado en el documento y recibir una notificación una vez que se complete el proceso.

Búsqueda avanzada y reemplazo

Búsqueda de algo en un complejo hoja de cálculo es como tratar de encontrar la aguja proverbial en un pajar. Este complemento extiende sus búsquedas de Hojas de cálculo de Google más allá de lo que ve en las celdas a los datos ocultos en las notas, fórmulas e hipervínculos detrás del texto de la pantalla.

Para realizar una búsqueda, escriba lo que está buscando en el "Buscar "qué campo", y seleccione dónde buscar y el tipo de datos para buscar en la pestaña "Buscar en" debajo de él. De forma predeterminada, el complemento busca solo la hoja activa, pero puede indicarle que busque solo dentro de un rango de celdas, una selección de hojas específicas o todas las hojas de la base de datos.

Búsqueda avanzada y reemplazo excavaciones más profundas en hojas de cálculo complejas para encontrar las entradas que necesita.

Todas las entradas encontradas se muestran en la pestaña "Resultados de la búsqueda". Al hacer clic en una entrada, accederá a esa entrada en la hoja de cálculo de origen. Con el botón CTRL, seleccione todos los registros que desee reemplazar de una vez con un nuevo valor o exporte todas las entradas en los resultados de búsqueda a una nueva hoja haciendo clic en el botón Exportar todo .

Otro correo Merge

El marketing masivo por correo electrónico es una herramienta valiosa en cualquier empresa, pero cortar y pegar la información de contacto de su hoja de cálculo en Gmail no es un comienzo. Este complemento rellena automáticamente su plantilla de correo electrónico con esa información.

Otra combinación de correspondencia usa Hojas de cálculo de Google para ayudarlo a personalizar los mensajes masivos en Gmail.

Comience redactando su mensaje en Gmail y luego use Otra combinación de correo para importe sus contactos en una nueva hoja de cálculo y realice la fusión. Necesitará agregar manualmente alguna sintaxis a su mensaje para asegurarse de que todos los datos aparezcan en los lugares apropiados; nuestro práctico método le guiará por los pasos. Una vez que se envíen sus correos electrónicos, puede rastrear cuáles se abren desde su hoja de cálculo.

Dividir nombres

Dirigir esos correos masivos puede convertirse rápidamente en una molestia si, por ejemplo, desea abordar a cada destinatario por su nombre, pero su hoja de cálculo está formateada para usar su nombre completo. Este complemento corrige la situación al dividir cada parte de su nombre en celdas individuales para que su combinación de correspondencia pueda extraer solo las partes del nombre que quiera usar.

Split Names separa las partes del nombre en celdas individuales para que pueda extraer solo los datos lo necesita.

Una vez que haya instalado este complemento, resalte el rango de celdas que contiene los nombres de sus contactos y luego vaya a Dividir nombres> Iniciar . Seleccione entre las cinco partes posibles en las que puede dividir cada nombre: primero, medio, último, saludo / título y sufijo / post-nominales, y haga clic en Dividir . El complemento REPLACEará columnas para cada parte del nombre de selección a la derecha de la entrada original.